Management Assistant & DPO

Functie

Vias institute is een kenniscentrum dat inzet op duurzame gedragsverandering om zo de maatschappelijke risico’s te verminderen . We doen dit al meer dan 30 jaar in het kader van verkeersveiligheid en focussen ons ondertussen ook op mobiliteit en veiligheid.

Ter versterking van ons team zijn we op zoek naar een :

MANAGEMENT ASSISTANT & DPO

Takenpakket

Deze veelzijdige rol combineert twee aspecten. Enerzijds werk je ondersteunend voor de CEO en het management op diverse terreinen.

• Als rechterhand van de CEO beheer je de agenda, plan en organiseer je interne en externe meetings, bereid je meetings en presentaties voor, enz. Bovendien notuleer je tijdens vergaderingen.
• Je denkt voor 2 en anticipeert in het belang van de organisatie. Je werkt met een grote zelfstandigheid en in nauw overleg met de CEO.
• Je stelt makkelijk prioriteiten, kunt de hoofdzaken scheiden van de bijzaken, maar duikt evengoed in de details die het verschil kunnen maken.
• Voor het beheer van de vergaderzalen en praktische organisatie van meetings werk je samen met de Office Manager.

Anderzijds sta je in voor het opvolgen van en adviseren rond dossiers mbt data protection. Je bent intern het eerste aanspreekpunt voor diverse juridische vragen. Je taken zullen omvatten:

• De werknemers informeren en adviseren over de wettelijke verplichtingen betreffende de gegevensbescherming en de regels met betrekking tot de GDPR. Dit houdt in dat je vragen van je collega's beantwoordt en hen op de hoogte houdt van nieuwe ontwikkelingen.
• Ervoor zorgen dat de GDPR intern wordt nageleefd en suggesties ter verbetering voorstellen.
• Adviseren van de organisatie over DPIA's en hoe te handelen.
• Verder uitbouwen van je juridische kennis.

Jouw profiel

• Je hebt idealiter een bachelor rechtspraktijk of een bachelor office management met kennis van data protection wetgeving.
• Ervaring als management assistant of binnen data protection is welkom maar niet noodzakelijk.
• Je hebt een flexibele mindset en hebt sterke organisatorische vaardigheden. Daarnaast ben je praktisch en creatief in het vinden van oplossingen voor menselijke en organisatorische problemen. Complexere dossiers schrikken je niet meteen af en je kan met een veelheid van taken omgaan
• Discretie, maturiteit, integriteit, verantwoordelijkheid en betrokkenheid zijn voor jou vanzelfsprekend .
• Je spreekt en begrijpt vloeiend Frans en Nederlands en hebt een goede kennis van het Engels.

• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren

Aanbod

• De mogelijkheid om rechtstreeks met de CEO te werken en om impact te hebben over de hele organisatie heen door middel van het opzetten van initiatieven voor een efficiënt beheer van data protection items.
• De ruimte om jezelf en je takenpakket verder uit te breiden in functie van jouw ambities en interesses.
• Een flexibele werkomgeving waarin je initiatief mag nemen en een dynamisch team waar je deel van mag uitmaken.
• Een voltijds of 4/5e contract van onbepaalde duur met marktconforme verloning, aangevuld met interessante extralegale voordelen zoals maaltijdcheques (7 euro per gewerkte dag), ecocheques (250 euro rato), een hospitalisatieverzekering, een groepsverzekering, een laptop, etc.

Solliciteren

Miet Vanbergen
0478530141
jobs@vias.be